Hoe betrouwbaar is uw salesforecast?

Vier signalen die verraden dat uw forecast niet klopt

De meeste onbetrouwbare forecasts vallen op aan vier gedragingen. Ze komen zelden alleen voor: waar u er één ziet, vindt u meestal de andere drie ook.

Slipgedrag. Dezelfde deal staat drie maanden op rij in de forecast van "deze maand", en schuift telkens een maand door. Niemand trekt de deal terug uit de pipeline, want dat voelt als omzet laten liggen. Het resultaat is een forecast die structureel te optimistisch is, omdat verschoven deals nooit uit de telling verdwijnen.

Stagevervuiling. Een deal staat in de stage "voorstel verstuurd", terwijl er nooit een voorstel is verstuurd, of de prospect heeft niet gereageerd sinds het eerste gesprek. Verkopers zetten deals te ver naar voren omdat de stage-indeling niet scherp is gedefinieerd, of omdat een hogere stage beter oogt in het overzicht. Als u wilt weten hoe stages wél scherp gedefinieerd worden, leest u hoe u sales stages definieert.

Subjectieve inschattingen. De kans op closing wordt bepaald door het gevoel van de verkoper, niet door objectieve criteria. "Ik heb er een goed gevoel bij" is geen kansberekening, het is een mening. Twee verkopers met dezelfde dealstatus geven vaak compleet verschillende percentages op, simpelweg omdat er geen gedeelde definitie is van wat een kans van 50 procent daadwerkelijk betekent.

Ontbrekende next steps. Een deal zonder geplande volgende actie, zonder datum en zonder naam van de betrokkene bij de klant, is in de praktijk een dode deal die nog niet als zodanig is bestempeld. Dit signaal is het meest onderschatte, omdat het niet zichtbaar is in een percentage of een bedrag. Het zit verstopt in het CRM, in een activiteitenveld dat niemand controleert.

Zo toetst u de betrouwbaarheid in een kwartier

U hoeft geen ingewikkeld model te bouwen om te weten of uw forecast te vertrouwen is. Pak de forecast van drie afgelopen maanden en leg die naast wat er daadwerkelijk is gesloten.

Stel uzelf per maand drie vragen. Welke deals stonden in de forecast maar sloten niet, en waarom niet. Welke deals sloten wel, maar stonden niet in de forecast. En hoeveel deals zijn simpelweg doorgeschoven zonder dat de reden is vastgelegd.

Tel vervolgens hoeveel deals in uw pipeline van dit moment geen geplande volgende stap hebben met een datum. Dat percentage alleen al vertelt u meer over de betrouwbaarheid dan het totaalbedrag van de forecast. Wilt u dit structureel bijhouden, dan hoort dat thuis in uw manier van pipeline beheren, niet in een losse controle achteraf.

Rekenvoorbeeld

Een fictief voorbeeld ter illustratie: een verkoper geeft acht deals door voor deze maand, samen goed voor een geforecast bedrag. Bij navraag blijkt dat drie van deze deals ook vorige maand al in de forecast stonden, twee deals geen vastgelegde volgende stap hebben, en bij één deal de beslisser nog niet is gesproken. Van de acht deals houdt u er feitelijk twee over die aan alle vier de criteria voldoen. Dat verschil tussen wat er staat en wat er werkelijk hard is, is precies wat een audit blootlegt.

Waar de onbetrouwbaarheid meestal ontstaat

Een onbetrouwbare forecast is bijna nooit een rekenfout. Het is meestal een symptoom van drie dieperliggende oorzaken.

De eerste is druk. Verkopers voelen de verwachting om een bepaald bedrag te tonen, en vullen de forecast in naar wat gewenst is in plaats van naar wat waar is. Dit gebeurt vaker in bedrijven waar de forecast wordt gebruikt om te beoordelen in plaats van om te sturen.

De tweede is een ontbrekend of niet-nageleefd proces. Als er geen heldere definitie ligt van wat een deal in elke stage moet hebben om daar te mogen staan, vult iedereen het proces op zijn eigen manier in. Dat maakt vergelijken tussen verkopers, teams of periodes onmogelijk.

De derde oorzaak is dat niemand de forecast controleert tegen de werkelijkheid. Als er nooit wordt teruggekeken op eerdere voorspellingen, leert de organisatie niets over haar eigen voorspellend vermogen. De forecast blijft dan een invuloefening in plaats van een stuurmiddel. Meer over wat een forecast wél bruikbaar maakt, leest u in wat een goede forecast kenmerkt.

Wat een onbetrouwbare forecast zegt over uw salesorganisatie

Een forecast die structureel afwijkt is zelden een geïsoleerd probleem. Het is meestal een signaal dat verkoop bij u draait op individuele inschattingen in plaats van op een gedeeld systeem. Als de forecast betrouwbaar zou zijn, dan zou dat betekenen dat kwalificatie, opvolging en dealbeheer bij iedereen op dezelfde manier gebeuren.

Dat is precies waarom een audit op de forecast meer oplevert dan alleen een beter cijfer. Het legt bloot waar het salesproces zelf niet scherp genoeg is. Bedrijven die vaker met dit patroon te maken hebben, herkennen dit ook in andere signalen: deals die lang blijven hangen, of deals die verloren gaan zonder dat duidelijk is waarom.

Wat u nu doet

Begin niet met een nieuw forecastmodel, begin met discipline op de vier signalen. Spreek af dat een deal alleen in een stage mag staan als aan de criteria voor die stage is voldaan, dat elke deal een geplande volgende stap met datum heeft, en dat verschoven deals expliciet worden benoemd met een reden.

Bouw daarna pas het rekenmodel, of gebruik de aanpak uit hoe u een salesforecast opstelt om de cijfers zelf te structureren. Blijft de forecast ondanks een helder proces toch onbetrouwbaar, dan zit het probleem vaak dieper in hoe de salesorganisatie is ingericht. Een Commerciële Groeiscan brengt in dat geval in kaart waar in het proces de betrouwbaarheid precies verdwijnt, en wat daar structureel aan te doen is.