Hoe verdeelt u salesrollen?

Welke commerciële taken moet u eigenlijk verdelen?

Voordat u rollen indeelt, moet u weten welke taken er zijn. Sales bestaat niet uit één taak, maar uit een reeks activiteiten die elk een ander soort vaardigheid en energie vragen.

Vijf herkenbare blokken:

• Prospecting: nieuwe potentiële klanten opsporen en de eerste opening maken.
• Closing: het gesprek voeren dat naar een besluit leidt, onderhandelen en de deal sluiten.
• Accountmanagement: bestaande klantrelaties onderhouden en de klant tevreden houden.
• Klantgroei: upsell, cross-sell en het vergroten van de waarde binnen bestaande klanten.
• Ondersteuning: offertes, CRM-invoer, planning en alles wat de verkoper vrijspeelt om daadwerkelijk te verkopen.

In een klein bedrijf doet vaak één persoon, regelmatig de eigenaar, alle vijf de taken tegelijk. Naarmate het bedrijf groeit, ontstaat de vraag welke taken u apart zet en welke u bij elkaar houdt.

Bundelen of splitsen: waar hangt dat vanaf?

Er is geen vaste norm voor de juiste rolverdeling. De keuze hangt af van drie factoren: het volume aan werk per taak, het verschil in vaardigheid tussen taken, en de mate waarin taken elkaar in de weg zitten.

Volume. Als er te weinig nieuwe deals binnenkomen om een fulltime closer te vullen, is een aparte closer-rol verspilling. Dan combineert u prospecting en closing in één functie. Pas als het volume aan gekwalificeerde gesprekken groot genoeg is, loont splitsen zich, zoals ook wordt toegelicht in het artikel over hunter of farmer.

Vaardigheidsverschil. Prospecting vraagt vasthoudendheid en een dikke huid voor afwijzing. Accountmanagement vraagt geduld en relatiebeheer. Dit zijn andere karaktereigenschappen, en wie goed is in het één, is niet automatisch goed in het ander. Zodra het volume groot genoeg is om te specialiseren, benut u dat verschil beter door te splitsen. Ditzelfde principe speelt bij de keuze tussen setter of closer: een ander deel van het proces vraagt een andere vaardigheid.

Wrijving tussen taken. Sommige taken bijten elkaar in de tijd. Een verkoper die zowel nieuwe klanten moet werven als bestaande klanten moet bedienen, kiest onder tijdsdruk bijna altijd voor de bestaande klant: dat contact is makkelijker en voelt veiliger. Nieuwe business komt er dan bekaaid vanaf. Wilt u dat voorkomen, dan is splitsen vaak verstandiger dan vertrouwen op discipline.

In vijf stappen naar een werkbare taakverdeling

1. Breng het huidige takenpakket in kaart. Noteer per persoon welke van de vijf taken hij of zij daadwerkelijk uitvoert, niet wat op papier in de functieomschrijving staat. Vaak blijkt dat iemand met een verkooptitel een groot deel van de week aan administratie of accountbeheer besteedt in plaats van aan verkopen.

2. Meet het volume per taak. Hoeveel nieuwe prospects zijn er per maand nodig, hoeveel closing-gesprekken, hoeveel accountcontacten? Zonder deze cijfers gokt u naar de juiste bezetting. Dit sluit aan op de vraag hoeveel verkopers u nodig heeft: eerst het volume bepalen, dan pas de bezetting invullen.

3. Beoordeel het vaardigheidsprofiel van uw mensen. Wie is aantoonbaar sterk in openen, wie in sluiten, wie in onderhouden van relaties? Kijk naar gedrag en resultaten, niet naar wat iemand zelf het liefst zou willen doen.

4. Kies bewust: bundelen of splitsen per taakcombinatie. Herstructureer niet in één keer de hele organisatie. Beoordeel per combinatie van taken of het volume en het vaardigheidsverschil groot genoeg zijn om te splitsen. De eerste splitsing die vaak loont: ondersteuning loskoppelen van verkoop, zodat verkopers meer verkooptijd overhouden.

5. Leg de verdeling vast in een werkwijze, niet alleen in functienamen. Een titel zegt weinig als niet duidelijk is wie welke stap van het proces doet, wanneer een overdracht plaatsvindt en waarop iemand wordt afgerekend. Dit hoort thuis in een sales playbook, zodat de verdeling ook standhoudt als iemand vertrekt of er iemand bijkomt.

Veelgemaakte fouten bij het verdelen van salesrollen

Rollen kopiëren van een groter bedrijf. Een structuur met aparte prospecting-, closing- en accountmanagementrollen werkt pas bij voldoende volume. Te vroeg splitsen levert dure, onderbezette functies op waar niemand het werk vol krijgt.

Overdrachten niet regelen. Als prospecting en closing gescheiden zijn, maar niemand heeft afgesproken wanneer en hoe een lead wordt overgedragen, valt kwaliteit weg tussen de rollen. De overdracht moet net zo concreet zijn als de rol zelf.

Alles bij de beste verkoper leggen. Een sterke verkoper krijgt vaak alle taken toegeschoven: nieuwe klanten, bestaande klanten, moeilijke gesprekken, offertes. Dat werkt totdat die persoon vertrekt of overvraagd raakt, zie ook het artikel over sales minder afhankelijk maken van één verkoper.

Ondersteuning behandelen als bijzaak. Administratie en CRM-invoer worden vaak niet als taak gezien, terwijl ze een groot deel van de beschikbare verkooptijd opslokken zodra dit niet apart wordt belegd.

Wanneer schakelt u hulp in?

Zolang uw bedrijf met een handvol mensen werkt, is de taakverdeling vaak nog te overzien met gezond verstand. Naarmate het team groeit, wordt de keuze tussen bundelen en splitsen complexer: er zijn meer variabelen, meer persoonlijke belangen en meer risico op verkeerde aannames.

Twijfelt u of uw huidige verdeling nog past bij de fase waarin uw bedrijf zit, of staat er een herindeling van salesrollen op de planning? Dan is een objectieve blik van buiten vaak waardevol. Sven Burger brengt als fractional commercieel directeur de taken, het volume en de bezetting in kaart en adviseert welke verdeling bij uw situatie past.