Hoe berekent u uw pipeline coverage?

De rekensom die bij uw situatie past

Pipeline coverage is de verhouding tussen de waarde van uw pipeline en het bedrag dat u in een bepaalde periode nog moet binnenhalen. De basisdefinitie staat beschreven in wat pipeline coverage precies inhoudt; hier gaat het om hoe u die formule vult met uw eigen cijfers, zodat de uitkomst iets zegt over uw situatie en niet slechts een los getal oplevert.

Twee keuzes bepalen of de uitkomst bruikbaar is: over welke periode rekent u, en welke pipeline telt u mee. Maakt u die keuzes verkeerd, dan klopt de formule wiskundig maar zegt de uitkomst weinig.

Welke periode: kwartaal, maand of salescyclus

De meest gemaakte fout is coverage berekenen over een periode die niet aansluit bij de duur van een deal. Duurt uw sales cycle gemiddeld vier maanden, dan heeft coverage per maand weinig waarde: deals die nu in de pipeline staan, sluiten toch pas maanden later.

Kies een periode die minimaal gelijk is aan uw gemiddelde sales cycle, liever iets langer. Bedraagt de cyclus drie maanden, reken dan per kwartaal. Bedraagt die zes maanden, reken dan per half jaar of met een doorlopend venster van zes maanden vooruit.

Wilt u toch maandelijks sturen, gebruik dan een voortschrijdend venster: de pipeline die naar verwachting binnen de resterende sales cycle sluit, afgezet tegen het resterende doel voor die periode. Dat is preciezer dan een vaste kalendermaand, maar vraagt wel dat sales stages en verwachte sluitdatums kloppen. Zie hoe u sales stages definieert als dat bij u nog los zit.

Niet elke euro in de pipeline telt even zwaar

De rekensom "pipeline gedeeld door doel" veronderstelt dat alle pipeline gelijkwaardig is. In werkelijkheid heeft een deal die net is binnengekomen een andere kans om te sluiten dan een deal in de laatste fase. Reken daarom met gewogen pipeline: dealwaarde vermenigvuldigd met de kans dat die stage daadwerkelijk tot een order leidt.

Die kans per stage bepaalt u het beste op basis van uw eigen win rate per fase, niet op de inschatting van de verkoper zelf. Zonder deze weging kan een coverage ratio die gezond oogt, in werkelijkheid grotendeels bestaan uit vroege, onzekere deals.

Rekenvoorbeeld

Een fictief voorbeeld ter illustratie: een bedrijf heeft een omzetdoel van 400.000 euro voor het komende kwartaal. De ruwe pipeline bedraagt 1.600.000 euro, wat een coverage van 4,0 oplevert. Na weging naar de kans per stage komt de pipeline uit op 480.000 euro, coverage 1,2. Het eerste getal oogt comfortabel, het tweede laat zien dat er weinig marge is.

Wat de uitkomst wel en niet zegt

Een coverage ratio zegt iets over de kans dat het doel wordt gehaald, niet of dat ook gebeurt. Een hoge ratio met veel vroege, matig gekwalificeerde deals is minder waard dan een lagere ratio met deals die goed aansluiten bij uw ideale klant. Bekijk daarom altijd de samenstelling van de pipeline: uit welke stages bestaat de waarde, en hoe lang staan deals er al in.

Schommelt de ratio sterk van maand tot maand, dan wijst dat meestal niet op een fout in de berekening maar op een onregelmatige instroom van nieuwe pipeline. Dat raakt aan de vraag hoeveel pipeline u structureel nodig heeft om op een gezond niveau te blijven zitten.

Wanneer u de uitkomst niet kunt vertrouwen

De berekening is alleen zo goed als de gegevens waarop die is gebaseerd. Drie signalen dat uw coverage ratio geen betrouwbaar beeld geeft:

• Deals blijven in een stage staan lang nadat de verwachte sluitdatum is verstreken, zonder dat iemand ze bijwerkt of sluit.
• Verkopers geven deals een hogere stage dan gerechtvaardigd om de pipeline er beter te laten uitzien richting het management.
• De dealwaarde wordt bij binnenkomst geschat en daarna nooit bijgesteld, terwijl er in latere gesprekken meer bekend wordt over de omvang van de opdracht.

In deze gevallen zit het probleem niet in de formule maar in de kwaliteit van de onderliggende data. Herstel dat eerst, bijvoorbeeld met vaste discipline rond het beheren van uw pipeline, voordat u conclusies verbindt aan de uitkomst.

Wat u doet met een structureel lage coverage

Ligt uw gewogen coverage aanhoudend onder wat nodig is om het doel te halen, dan lost extra druk op verkopers dat zelden op. Dat levert vaak vooral extra, slecht gekwalificeerde pipeline op, geen extra omzet, zoals ook zichtbaar is bij het patroon achter waarom extra leads soms geen extra omzet opleveren.

Een structureel tekort vraagt om een blik op de instroom: komt er voldoende en tijdig nieuwe pipeline binnen, sluit die aan bij uw doelgroep, en is de opvolging snel genoeg om deals niet onnodig te laten uitdoven. Wilt u weten of uw hele traject van pipeline tot forecast betrouwbaar is, dan is het toetsen van uw forecast de logische vervolgstap. Herkent u dit patroon over meerdere kwartalen, dan brengt een externe, nuchtere blik op de commerciële cijfers vaak sneller helderheid dan intern verder puzzelen; de Commerciële Groeiscan van Sven Burger is daarvoor een geschikt startpunt.